香港委托公证核查系统是中国法律服务（香港）有限公司面向公众开放的官方公证文书核验渠道，用于验证经香港委托公证人签署并完成加章转递的公证文书的真实性与法律效力。仅持有符合法定要求的香港委托公证文书的民商事主体可提交核验申请，不符合前置条件的申请会被直接驳回。
只有持有已完成加章转递的香港委托公证文书的内地或跨境民商事主体，可正常提交核验申请，未完成转递程序的公证文书无法通过系统核查。根据中国法律服务（香港）有限公司2022年发布的《香港委托公证文书核验服务指引》，系统适用场景包括内地不动产登记、商事主体设立、知识产权申请、司法诉讼等需要验证香港公证文书效力的场景，不适用范围包括未经香港委托公证人签署的文书、仅在香港本地使用的公证文书、未加贴转递专用章的文书、用于中国内地以外国家或地区的公证文书，以上类型的文书提交后会被直接判定为无效申请，不予核验。
实践中可通过两个核心标识判断自身提交的文书是否符合要求：一是文书首页或签署页是否有香港司法部注册委托公证人的专属签章及签名，二是文书最后一页是否加贴中国法律服务（香港）有限公司的转递专用章，章面是否标注12位数字文书编号，两个标识齐全的文书才具备提交核验的基础条件，缺少任意一个的申请人需先联系原公证机构补全前置程序，无需提前提交系统申请。
系统操作分为基础信息填报、材料上传、核验缴费、结果查询四个核心节点，任意节点不符合要求都会导致申请无效，无需进入实质核验环节。
三类材料缺失或不符合规范会直接导致申请被驳回，申请费用也不予退还，申请人可对照自身提交材料提前自查。第一类是公证文书扫描件不完整，比如缺少转递专用章页、公证人签章页模糊无法识别、扫描件存在遮挡或修图痕迹，这类原因占驳回总量的40%左右，实践中很多申请人只上传文书核心正文页，忽略了最后一页的转递章页，直接导致核验失败。第二类是申请主体资质材料不符合要求，比如申请核验的主体不是公证文书的当事人或利害关系人，无法提供相关证明材料证明自身核验需求的合理性，这类原因占驳回总量的30%左右，根据前述指引，只有公证文书载明的当事人、利害关系人或法定有权机关可以申请核验，无关主体提交的申请会直接被驳回。第三类是核验用途说明文件缺失，比如用于商事登记的没有提供登记机关出具的核验要求告知文件，用于司法诉讼的没有提供法院出具的补充材料通知，这类原因占驳回总量的20%左右，用途不明确的申请会被视为无效申请。
需特别注意的是，若上传的材料存在伪造、变造痕迹，系统会将相关信息同步至公证档案管理部门，情节严重的会追究相关主体的法律责任，申请人需确保所有上传材料均为真实原件扫描件，不得提交伪造或修改后的材料。
申请被驳回后需区分驳回原因，在7个工作日内补充材料重新提交，超过时限的需重新缴纳核验费用。如果是因为信息填报错误、材料不完整、格式不符合要求等非文书本身原因导致的驳回，系统会在驳回通知中明确标注需要修正的内容或需要补充的材料类别，申请人修正后重新提交即可，无需再次缴费，重新提交的申请核验周期重新计算。如果是因为文书本身无效导致的驳回，包括未完成加章转递程序、伪造签章、公证文书已被原公证人撤销、文书不属于内地使用范围等情形，系统会出具书面说明，该文书无法再次提交核验，申请人需重新联系香港委托公证人办理公证及转递手续后再提交新的核验申请。
同一文书最多可提交3次核验申请，超过3次仍未通过的，系统会自动锁定该文书的核验通道，需申请人持纸质文书原件及相关资质材料前往中国法律服务（香港）有限公司线下窗口办理人工核验。若申请人对核验结果有异议，可在收到结果后的10个工作日内提交异议申请，附相关证明材料，官方会在5个工作日内出具复核结果，复核结果为最终结果，无法再次申请复核。香港委托公证核查系统出具的核验报告长期有效，无需重复核验。
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