根据国家税务总局的规定，报关单的信息必须用于审查和批准退税。对于企业来说，出口报关单的数据需要按以下方式处理。货物申报出口后，企业应及时登录 “中国电子口岸 “网站，进入 “出口退税 “子系统进行预申报；进行 “通关信息查询“，查询到报关信息后，可及时向申报地海关领取纸质出口货物报关单，同时，通关信息可用于出口退税申报的 “减免税明细录入“。日本企业出口退税的相关知识具体如下!
一、日本出口退税的条件：
1. 必须是增值税和消费税征收范围内的商品，增值税和消费税的征收范围包括除直接从农业生产者那里购买的免税农产品，以及烟、酒、化妆品等以外的所有应税增值商品；11该类商品列出了应征消费税的消费品；之所以必须满足这个条件，是因为出口商品退（免）税只能退或免征已征收增值税和消费税的商品的已缴税款和应缴税款，未征收增值税和消费税的货物（包括国家免征的货物）不能退税，以充分体现 “不征即退 “的原则。
2. 必须是申报出口的货物，所谓出口，指的是出口关口，它包括自营出口和委托代理出口两种形式，它从海关上区分货物是否出口，是判断货物是否在退（免）税范围内的主要标准之一；对于内销，除另有规定外，未申报出境的货物，无论出口企业是以外币还是人民币结算，也无论出口企业如何进行财务处理，均不得视为出口货物而予以退税；内销应收取外汇 宾馆、饭店等收取外汇的货物，等等。因不符合出境条件，不能享受退（免）税。
3. 必须是为出口和销售而加工的货物，在财务上，出口货物只有在财务上销售出口后才能办理退（免）税。也就是说，出口退（免）税规定只适用于贸易性出口货物；而对于非贸易性出口货物，如捐赠的礼品、个人在国内购买并带出国境的货物（另有规定的除外）、样品、展品、邮寄物品等，因其一般不在财务上销售，不能按现行规定退（免）税。
4. 必须是已经收缴和核销的货物，根据现行规定，出口企业申请退（免）税的出口货物必须是已经收汇并经外汇管理部门审核的货物。
二、日本企业退税的范围：
1. 具有出口经营权的内（外）资生产企业自营出口或委托外贸企业出口自产货物。
2. 有出口经营权的外贸企业直接出口或委托其他外贸企业代理出口的货物。
3. 生产企业（无进出口权）委托外贸企业代理出口自产货物。
4. 保税区企业向区外有进出口权的企业采购直接出口或加工后再出口的货物。
5. 下列特定企业出口的货物（不限于是否有出口经营权）。
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