根据马来西亚公司委员会（SSM）2026年3月发布的《公司秘书合规手册》，马来西亚公司秘书主要职责覆盖公司设立、日常合规、信息变更、税务配合、监管对接等全流程法定事务，是所有在马注册的私人有限公司、公众有限公司必须配备的法定岗位，无符合资质秘书的公司不得开展经营活动。
马来西亚公司秘书的任职要求由SSM统一制定，2026年2月SSM发布《公司秘书注册资格更新公告》，明确所有执业公司秘书须同时满足以下条件：
身份要求：必须为马来西亚公民或永久居民，年满18周岁，在马来西亚境内有固定居住地址。
资质要求：须通过SSM认可的公司秘书资格考试，或为马来西亚律师公会、马来西亚会计师协会、马来西亚特许秘书及行政人员协会等9个SSM官方认可专业组织的正式会员。
信誉要求：无破产记录，未被马来西亚高等法院裁定禁止担任公司管理类职务，无涉及商业欺诈的刑事犯罪记录。
独立性要求：同一家公司的董事不得同时担任该公司的秘书，若公司仅设1名自然人董事，须单独聘请第三方符合资质人员担任秘书，不得兼任。
公司注册筹备阶段，秘书须完成的法定工作包括：核实董事、股东的身份及资质文件，起草经SSM认可的公司章程（A&A），准备注册地址证明文件，提交注册申请至SSM电子系统，跟进审核进度并领取公司注册证书（Certificate of Incorporation）、商业登记证（Business Registration Certificate），刻制公司法定公章、钢印，协助准备公司银行账户开户所需的合规决议文件，完成公司法定登记簿的初始设立。
日常运营阶段，马来西亚公司秘书主要职责包括法定文件保管、信息变更备案、会议筹备、年度申报四大类：
法定文件保管方面，须永久留存公司的股东名册、董事名册、押记登记册、受益所有人登记册、股东大会会议纪要、董事会决议、公司章程等所有法定文件，文件须存放于公司注册地址，随时接受SSM的抽查。
信息变更备案方面，若公司发生董事变更、股东股权转让、注册地址变更、经营范围调整、公司章程修订、押记设立或解除等事项，秘书须在事项发生后14天内提交对应申报表格至SSM备案，确保系统内的公司信息与实际情况一致。
会议筹备方面，负责每年年度股东大会（AGM）的筹备工作，需在财政年度结束后6个月内完成AGM的召开，提前14天向所有董事、股东发出书面会议通知，准备会议议程、年度财务报告、决议草案等文件，现场记录会议纪要，留存所有会议相关文件至少7年。若需召开临时股东大会，须按公司章程要求提前发出通知，完成全流程合规筹备。
年度申报方面，在AGM召开后30天内，须向SSM提交经董事签署的年度申报表、经审计的财务报告（符合审计豁免条件的公司除外），完成年度合规申报；同时须配合马来西亚内陆税收局（LHDN）的要求，提供公司年度运营相关的合规文件，协助完成企业所得税、销售及服务税等税种的申报核查工作。
对于开展跨境业务的马来西亚公司，秘书还须负责出具公司资质文件的公证认证申请材料，对接马来西亚外交部、驻华使领馆完成文件的领事认证程序，满足公司在境外开展投资、投标、合作等业务的合规要求；同时须代为接收SSM、LHDN等监管部门发出的所有官方函件，在3个工作日内转达给公司董事，确保监管信息及时传递。
针对新注册公司聘请秘书、存量公司变更秘书的场景，SSM2026年4月发布的《公司秘书变更办事指南》明确了统一办理流程：
办理相关材料均须提供原件扫描件，所有非马来语或英语的材料须附上经SSM认可的翻译机构出具的公证翻译件，否则不予受理。
根据SSM2025年12月发布的《公司服务收费指导标准》，2025-2026年马来西亚公司秘书相关费用大致范围如下：普通私人有限公司年度秘书服务费为2000-5000林吉特/年，公众有限公司年度秘书服务费为8000-20000林吉特/年；SSM官方收取的秘书资格核验费为50林吉特/次，秘书信息变更登记费为100林吉特/次，年度申报服务费纳入年度秘书服务费范畴，不再单独收取官方费用。所有费用以SSM最新公布为准。
办理周期方面，新公司注册阶段的秘书服务全流程周期为7-10个工作日，存量公司变更秘书的全流程周期为10-15个工作日，日常信息变更备案的办理周期为3-7个工作日，年度申报的办理周期为3-5个工作日，遇公众假期相应顺延。
根据2026年修订的马来西亚《2016年公司法》第235条规定，若公司未聘请符合资质的公司秘书，公司及每名失责董事可被处以最高5万林吉特的罚款，逾期未改正的，每日加罚2000林吉特；若秘书未按规定期限提交信息变更备案、年度申报等法定文件，秘书个人可被处以最高3万林吉特的罚款，情节严重的，SSM可撤销其公司秘书执业资格，5年内不得重新申请。
根据SSM2026年第一季度执法公告数据，当季度共有1276家马来西亚公司因秘书未履行合规职责被处罚，合计罚款金额超过1200万林吉特，其中占比最高的违规事由为未按时提交年度申报、未及时备案股东变更信息、未按要求留存法定登记簿。
实践中常见的认知误区是，跨境企业主认为马来西亚公司秘书仅为挂名岗位，不需要履行实际职责，该认知存在极高合规风险，一旦被SSM抽查发现秘书未履职，除罚款外，公司可能被列入运营异常名录，限制银行账户交易、进出口资质等权益。
根据2026年生效的马来西亚《反洗钱、反恐怖主义融资和非法活动收益法》修订案要求，公司秘书须每半年更新一次公司受益所有人信息，核实所有持股比例超过10%、或对公司决策有实际控制权的自然人信息，提交至SSM的受益所有人登记系统，隐瞒或虚报受益所有人信息的，秘书及公司董事最高可被判处2年监禁，并处最高10万林吉特的罚款。
对于注册地址由秘书提供的公司，须确保所有官方函件的收件人为公司秘书，若函件因无人签收被退回，SSM将直接认定公司注册地址无效，触发地址核查流程，公司须在14天内提供新的有效注册地址，否则将被列入异常名录。
若公司计划注销，秘书须牵头完成清盘公告发布、债权人申报、税务清缴、资产清算等全流程合规工作，提交注销申请至SSM，待SSM审核通过后正式完成注销，注销周期通常为3-6个月。
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